La dématérialisation continue sa poussée dans tous les domaines portée par la digitalisation des différentes opérations des entreprises. Dans ce contexte, force est de constater que cette dernière offre aux salariés de nouveaux usages. Mais quels sont les bénéfices pour les équipes ? Que peut leur apporter un espace de stockage personnel sécurisé ? Autant de questions auxquelles des réponses existent.
Un service gratuit à vie
Chaque collaborateur peut bénéficier gratuitement d'un espace de stockage personnel et sécurisé offert par l'employeur. Les bulletins de paie y sont déposés chaque mois ainsi que tous les documents transmis par l'équipe RH (relevé d'heures, note d'information, etc.). Les bulletins seront conservés en toute sécurité et accessibles pendant 50 ans ou jusqu'aux 75 ans du collaborateur, même si celui-ci quitte l'entreprise.
Répondre aux attentes numériques des salariés
Les collaborateurs ont déjà adopté de nouvelles habitudes dans leur vie personnelle grâce au numérique. Leurs attentes évoluent, notamment sur l'accessibilité à l'information ou encore sur les délais d'obtention des documents. Sur internet, tout est instantané. L'espace personnel répond à cette demande de réactivité. Le service est accessible 24/24h et 7/7j, les documents sont toujours à portée de clic. En cas de besoin, les Ressources Humaines peuvent renvoyer en quelques secondes au collaborateur un document dont il a fait la demande.
Un stockage sécurisé pour tous ses documents
Le salarié profite également de fonctionnalités avancées comme les connecteurs ou le partage de documents. En effet, il peut décider d'ajouter des documents personnels dans son espace afin d'en conserver un exemplaire. Une précaution qui peut s'avérer très utile en cas de perte lors d'un déménagement ou d'un dégât des eaux par exemple. Grâce aux connecteurs, les factures d'électricité ou de téléphone sont déposées automatiquement dans l'espace personnel.
Connexion au Compte Personnel d'Activité
L'espace peut être relié au Compte Personnel d'Activité (CPA). Chaque salarié peut accéder à ce portail personnel où sont concentrées toutes ses données professionnelles (parcours, droits à la formation, projets professionnels, accompagnement personnalisé.). Une fois la connexion établie, les bulletins de paie seront versés directement dans le CPA.
A travers ces différents cas d'usage, il est alors certain que la dématérialisation va continuer sa percée pour offrir de nouveaux services aux collaborateurs. En ce sens, les équipes RH doivent prendre en compte cette mutation et faire évoluer leurs processus historiques pour tirer avantage des nouvelles opportunités digitales.
Par Anaïs Ramnoux chez Primobox
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Source: Primobox via Globenewswire
