Comment une entreprise automobile opérant à l'échelle internationale utilise-t-elle Cytric Travel, quelles sont ses priorités et quelles sont ses principales valeurs ajoutées ? Cette histoire de meilleures pratiques fournit des conseils pour l'utilisation d'un outil de réservation de voyages en ligne dans les entreprises multinationales.

Depuis 2013, tous les voyages d'affaires sont réservés via Cytric Travel, quelle que soit la destination, qu'elle soit nationale ou internationale, et qu'il s'agisse d'un vol, d'un train, d'une voiture de location ou d'un hôtel. Et cela a un sens absolu si vous souhaitez obtenir un taux d'adaptation optimal et ainsi des économies de coûts optimales. Les exceptions sont, par exemple, les voyages de groupe, où l'agence de voyages d'affaires peut offrir un meilleur service.

Pour l'entreprise automobile, les exigences centrales pour Cytric Travel sont remplies: L'outil est flexible, convivial, offre à ses différents utilisateurs - voyageurs d'affaires, organisateurs de voyages et gestionnaires de voyages - les fonctions appropriées dans leurs différents rôles, il peut connecter des offres de différents canaux tels que GDS via l'accès direct aux fournisseurs et répond aux besoins individuels de l'entreprise. Cela va de la cartographie détaillée des politiques de voyage à l'identification claire des hôtels sous contrat.

Ajustements individuels

Cette adaptabilité est perçue comme un avantage central de Cytric par rapport aux autres solutions:

La structure d'entreprise complexe peut être mise en place via des systèmes maîtres, des systèmes nationaux, etc.
Le système offre un large éventail de paramètres pour les politiques de voyage.
D'autres fournisseurs qui entrent en jeu pendant l'évolution de l'activité de voyage peuvent être intégrés à tout moment.
Différents pools de contenu peuvent être intégrés, sans impact sur la convivialité.
Coûts et options d'annulation toujours à l'esprit

Un sujet central est, bien sûr, le contrôle des coûts. Ici, le système de feux de circulation offre une grande aide afin que l'utilisateur ait une vue d'ensemble des coûts de la réservation de voyage. Si l'employé voit «rouge», cela signifie trop cher, ne rentre pas dans les directives de voyage, ne pas réserver. En revanche, un feu de circulation «vert» représente un choix optimal. En outre, les conditions d'annulation jouent également un rôle majeur - à Corona Times plus que jamais auparavant. Les voyageurs d'affaires doivent rester extrêmement flexibles dans leur planification, et ces conditions doivent être aussi visibles que les coûts lors de la réservation.

Flexible, transparent, simple

Interrogée sur les principales valeurs ajoutées, la société automobile mentionne avant tout trois choses:

Le processus de réservation est flexible et les employés peuvent réserver à nouveau ou annuler eux-mêmes.
En interne, les politiques de voyage et les coûts sont présentés de manière transparente, et les utilisateurs peuvent facilement comparer les prix grâce à cette visibilité.
Cytric Travel est utilisé comme outil complet de réservation, en combinaison avec un processus d'approbation simplifié à partir du système SAP en amont.
Plaisir du libre-service

Et comment les employés acceptent-ils l'outil de réservation en ligne? Dans un premier temps, ils peuvent décider eux-mêmes de réserver eux-mêmes leur voyage d'affaires ou simplement saisir les données clés dans Cytric Travel, puis les transmettre à l'agence de voyages d'entreprise. Dans la pratique, il a été démontré que les employés développent la motivation pour l'essayer eux-mêmes et pour réserver des voyages encore plus complexes dans Cytric Travel. La communication en temps opportun, les informations et l'assistance fournies via la plateforme interne, par exemple lorsque d'autres services peuvent être réservés, sont importantes à cet égard.

A la pointe de la technologie

Et il y a toujours quelque chose de nouveau - Amadeus continue de développer l'outil d'une manière orientée vers la pratique. Par exemple, des connexions directes avec des fournisseurs spécifiques ont été intégrées, et le développement de diverses options de paiement et de solutions de traitement, en collaboration avec le TMC répond également aux besoins des clients.

Cytric Travel est également en cours d'adaptation à la situation actuelle du marché. Actuellement, l'entreprise apprécie particulièrement Riskline en tant qu'outil d'information supplémentaire offert en raison de la crise du coronavirus. Autre exemple: les fenêtres contextuelles que l'entreprise utilise pour attirer l'attention des voyageurs d'affaires sur des caractéristiques spéciales. Il s'agit notamment des informations de sécurité actuelles, des offres spécialement négociées et autres.

Potentiel d'amélioration en tant que moteur de développements ultérieurs

Des suggestions de nouvelles fonctionnalités sont également fournies dans la «liste de souhaits» de l'entreprise: Le profil particulier de l'entreprise devrait être considéré encore plus, et de nouvelles fonctionnalités devraient également être adaptées à cet effet. Ces souhaits sont parfaitement compréhensibles: La base de Cytric Travel est initialement un produit standard qui répond aux exigences de nombreux clients. Cette base est ensuite étendue par des adaptations, qui doivent cependant être programmées dans le temps. Par exemple, l'entreprise automobile utilise sa propre application de voyage en amont, qui sera bientôt également disponible dans la nouvelle conception et via l'application Cytric.

Un autre aspect important est le service. Il fallait d'abord mettre en place des structures de services pour les clients des pays non européens, et des structures de gestion des comptes et d'appui n'avaient pas encore été mises en place. Aujourd'hui, l'alignement du support client fonctionne également mieux car une distinction claire est faite entre la gestion des comptes, le support opérationnel et les problèmes de déploiement. Les contrats et les structures de services transfrontaliers sont désormais également plus faciles à mettre en œuvre.

Autre point: Il existe différentes marques dans la structure de l'entreprise, dont le support n'est pas contractuellement couvert par l'équipe Cytric Travel & Expense. Cependant, il est devenu évident au fil du temps qu'un tel soutien améliore la coopération et que les marques individuelles bénéficient du service individuel que l'équipe Cytric offre maintenant à un client aussi important.

Une bonne interaction, par conséquent, la connexion de Cytric Travel à d'autres filiales de la société est également soutenue en principe par le siège social. Cependant, ces décisions dépendent de la structure des coûts et de la décision individuelle de chaque entreprise - les filiales agissent de manière autonome et sous leur propre responsabilité. La gestion centrale des voyages est là pour vous aider avec son expertise et son expérience.

Conclusion

La société automobile est une entreprise multinationale et hautement structurée avec des besoins spécifiques. Cytric Travel offre la flexibilité nécessaire pour s'y adapter. Ces adaptations doivent être élaborées et planifiées en permanence.

Pour l'entreprise, le contrôle des coûts est la question centrale, en plus d'un large éventail d'options de voyage, y compris un aperçu des conditions telles que les politiques d'annulation et le respect des directives sur les frais de voyage. L'énoncé clair à ce sujet est le suivant: "Les employés qui compilent et réservent leurs voyages d'affaires en ligne peuvent voir le prix en un coup d'œil et ont ainsi un niveau élevé de transparence et de comparabilité des coûts encourus." Ceci est considéré comme un avantage majeur par rapport à la réservation hors ligne, où vous n'obtenez que le service résumé et terminé. Des rapports détaillés de la société révèlent à quel point le prix de la réservation en ligne par rapport à hors ligne est élevé. Résultat: les réservations via Cytric Travel permettent d'économiser nettement.

Cytric Travel est maintenant bien établi dans la gestion des voyages de la société. Une bonne politique d'information interne augmente la motivation des employés à utiliser l'outil. Il ne faut pas sous-estimer le service fourni par l'équipe Cytric Travel & Expense, qui, en particulier dans les grandes entreprises, peut être défini jusqu'au soutien des marques individuelles et des filiales.

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