Generix S A : La dématérialisation des factures, pour plus de conformité et de sécurité

Si vous éditez des factures électroniques à destination de vos clients ou fournisseurs, vous devez certifier l'authenticité de leur origine, garantir l'intégrité de leur contenu et assurer leur lisibilité. Tour d'horizon de ces obligations et des outils numériques qui assurent conformité et sécurisation de vos process.

Comme le souligne l'article 289 VI du Code général des impôts (ou CGI), une facture électronique est une facture dont l'intégralité du processus est réalisée de manière électronique : de la création de la facture à son archivage, en passant par son envoi et sa réception. En tant qu'émetteur de la facture, vous avez trois principales obligations légales en la matière auxquelles les outils numériques permettent de répondre :

• Garantir l'authenticité de la facture : vous avez tout d'abord le devoir d'assurer au destinataire que vous êtes bien à l'origine de l'émission de la facture, que vous l'ayez envoyée vous-même ou par le biais d'un tiers agissant pour votre compte (cabinet comptable par exemple) ;

Pour garantir cette authenticité, les solutions de gestion proposent l'usage de signatures électroniques, ayant la même valeur que les signatures manuscrites. Par ailleurs, elles utilisent également un cachet serveur, correspondant à la pièce d'identité numérique officielle de l'entreprise et qui permet de certifier l'origine de la facture. Enfin, l'utilisation de l'empreinte numérique permet quant à elle d'identifier et de certifier que l'équipement informatique utilisé pour la création et l'envoi de la facture appartient bien à votre entreprise.

• Veiller à l'intégrité de son contenu : vous devez veiller à ce que toutes les mentions figurant sur vos documents ne puissent être modifiées, que leur présence soit obligatoire ou non. L'enjeu ? Faire en sorte que vos factures électroniques conservent leur forme et leur contenu d'origine, et ce, même suite à leur transmission à un tiers (client, fournisseur, etc.) ;

Pour respecter cette obligation, le « timestamp » utilisé par les solutions de facturation, ou horodatage, permet d'associer une date et une heure à la facture, protégées par un sceau électronique qui garantit l'existence du fichier à une date donnée et sa non-modification depuis.

• Assurer sa lisibilité dans le temps : enfin, vos factures doivent obligatoirement pouvoir être lues sans aucune difficulté, aussi bien par leurs destinataires que par l'administration fiscale, sur écran ou sur papier. Cette possibilité doit d'ailleurs être garantie durant toute la période de conservation obligatoire des factures, fixée le plus souvent à 10 ans.

L'enregistrement digital des factures au format PDF ou dans sa version ISO (PDF/A-3) assure leur pérennité et leur lecture sur tous les supports ;

À noter que, selon le baromètre 2020 de Generix Group, pour 57,4 % des utilisateurs de solution de dématérialisation des factures, leur outil a eu un fort ou très fort impact sur leur conformité réglementaire. Cet impact notable s'est en particulier révélé en matière de traçabilité (64,1 %) et de sécurité (63,6 %).

Bien que ces trois obligations soient principalement à la charge de l'émetteur de la facture, le récepteur doit s'y plier également. Dans cette optique, les professionnels se voient le plus souvent contraints d'appliquer une solution par défaut : la réalisation de contrôles afin d'assurer une piste d'audit fiable (ou PAF) entre la facturation et la livraison du bien ou du service facturé. Autrement dit, cela vous oblige à pouvoir retracer de manière comptable chaque étape de votre prestation, de la commande à sa facturation. Notez d'ailleurs qu'en l'absence d'une autre solution autorisée, la mise en œuvre de contrôles est obligatoire pour les factures électroniques, comme pour les factures papier.

Les contrôles établissant une piste d'audit fiable ont néanmoins un défaut majeur : ils impliquent des démarches lourdes et complexes, tout particulièrement pour les petites structures. Il faut dire que leur réalisation doit respecter plusieurs grands principes :

• L'atteinte des objectifs : à travers la piste d'audit, vous devez pouvoir reconstituer l'ensemble du processus de facturation dans un ordre chronologique, garantir que la facture a été éditée pour la prestation adéquate et retracer l'ensemble du processus à partir d'un document d'origine ;

• La fiabilité des contrôles : l'administration fiscale doit pouvoir établir le lien entre les documents justificatifs dont vous disposez (bon de commande, facture, devis, paiement, etc.) et les opérations que vous avez effectivement réalisées (achat, vente, etc.) ;

• Le chemin de révision : si vous disposez d'une comptabilité informatisée, vous devez pouvoir reconstituer l'ensemble des éléments relatifs à votre facture, et ce, à partir des pièces justificatives en votre possession. Cette opération, que l'on appelle le chemin de révision, doit ainsi permettre d'établir un lien entre vos écritures comptables et vos documents justificatifs.

L'ensemble des fonctionnalités digitales, loin de seulement vous assurer une conformité légale et de vous offrir plus de sécurité, vous confère d'autres bénéfices notables. En effet, elles contribuent à une plus grande efficacité opérationnelle de vos services. Automatisant vos process les plus chronophages, vous serez à même de rapprocher rapidement les factures des commandes, d'en faciliter l'archivage, mais également de partager vos documents en interne pour une meilleure collaboration. Le gain de temps généré sera reporté sur d'autres tâches plus productives, cœur de vos activités. Pour preuve, selon le baromètre 2020 de Generix Group, un fort ou très fort gain de productivité a été relevé par les utilisateurs de solutions de dématérialisation des factures.

Équipé des bons outils numériques, c'est l'ensemble des risques qui gravitent autour de la facturation qui diminuent : vous limitez les erreurs de saisies en automatisant vos tâches, vous évitez les pertes de factures, dont la période de conservation est portée par la loi à 6 ans. Enfin, vous traversez d'éventuels contrôles fiscaux avec bien plus de sérénité : l'ensemble de vos documents de facturation sera consigné selon vos préférences, par date, par émetteur, par destinataire ou par montant.

En fin de circuit, la satisfaction des clients n'en sera que confortée, la forme dématérialisée étant l'assurance de leur transmettre les documents rapidement, toujours de manière sécurisée. C'est d'ailleurs l'exigence client qui a convaincu, entre autres, 49,2 % des utilisateurs de solutions de dématérialisation de s'en équiper. On notera le protocole d'échange de données informatisé (ou EDI), qui vous permet d'émettre des documents, tels que vos factures, via des messages électroniques normalisés afin que les données transmises puissent être automatiquement intégrées au système d'information du destinataire, sans aucune intervention de sa part.

Ajoutez à cela une réduction des coûts, recherchée par 47,6 % des entreprises qui se sont équipées d'une solution de dématérialisation des factures et induite par la suppression des coûts d'impression, d'affranchissement, de lettrage ou d'archivage et vous noterez que la dématérialisation des factures, plus qu'une mise en conformité réglementaire, devient un véritable enjeu business quand elle est opérée par des solutions adéquates.

Rappel : La facturation électronique, obligatoire dès 2023

Déjà en vigueur pour les transactions avec les services publics, la facturation électronique devrait aussi devenir obligatoire pour les échanges entre entreprises privées assujetties à la TVA, et ce, entre 2023 et 2025. D'où l'importance de se préparer à dématérialiser ses factures B2B dès maintenant.

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