EAVS Groupe : Tous les avantages des systèmes de collaboration sans fil

La collaboration sans fil est destinée à tous les environnements de travail où les collaborateurs partagent le contenu de leurs appareils vers l'écran de la salle. Ce partage s'effectue sans fil, c'est-à-dire sans aucune connexion physique. Lorsqu'il était auparavant compliqué de brancher simplement un ordinateur portable au grand écran de la salle de réunion pour différentes raisons, la collaboration sans fil supprime toute friction.

La collaboration sans fil présente de multiples avantages pour les utilisateurs comme pour l'entreprise dans sa globalité. Efficacité, productivité, économies, sécurité sont autant de critères qui rendent la collaboration sans fil incontournable. Une fois les calculs effectués, on se rend compte que le coût total d'acquisition est largement inférieur aux solutions filaires complexes et mal pensées apportant souvent leur lot de frustration.

Ce type de système nécessite un émetteur au minimum et un récepteur. L'émetteur correspond à l'appareil d'un utilisateur : ordinateur portable, tablette, smartphone. Le récepteur est un boitier branché en HDMI à l'écran de la salle. Parfois, cette fonction est même intégrée au moniteur ou au vidéoprojecteur. L'objectif est donc que l'écran de l'appareil du collaborateur s'affiche sur l'écran de la salle, sans avoir besoin de les relier physiquement ensemble.

La collaboration sans fil fonctionne à fond sur le principe du BYOD, Bring Your Own Device ou « apportez votre propre matériel ». Cette façon de travailler facilite l'inclusion des équipements des collaborateurs, des visiteurs, des invités tout en supprimant les contraintes qui pouvaient exister avec les systèmes de connexion filaires. Les systèmes de collaboration sans fil sont utilisables dans tous les environnements de travail : salles de réunion de toutes capacités, salle de conférence, espaces de travail hybrides.

Les systèmes de collaboration sans fil ont été conçus dès le départ avec un objectif de flexibilité mais aussi de sécurité. Il n'est pas imaginable en entreprise de partager des contenus sans fil qui pourraient partir n'importe où ou être interceptés. Le système de collaboration ne doit pas être non plus une porte ouverte sur l'appareil des collaborateurs qui permettrait de s'introduire, voler des données ou installer des malwares.

La présence de la technologie de cryptage AES-256 issu de l'armée américaine est par exemple un point de réassurance important. Certains systèmes créent leur propre réseau WiFi totalement déconnecté de celui de l'entreprise. La seule liaison sans fil sera directe entre les appareils des collaborateurs et le récepteur sans fil.

Pour une acceptation immédiate du système de collaboration sans fil par les intervenants, celui-ci doit être le plus simple possible à utiliser. Les personnes doivent pouvoir partager leur écran en quelques secondes. Un autre point très important : la collaboration sans fil ne doit nécessiter aucune formation préalable. Il existe trois façons principales de se connecter :

• Installer un logiciel sur son appareil, puis entrer le code de connexion ou flasher un QRcode affiché par l'écran de la salle
• Se connecter au récepteur via un protocole de partage d'écran sans fil intégré nativement à son appareil
• Utiliser un bouton de partage USB dont le rôle est de créer un lien direct entre l'appareil de l'utilisateur et le récepteur

Le bouton de connexion représente la solution la plus simple et la plus sécurisée. On le branche, on appuie sur le bouton et l'image de l'ordinateur ou de la tablette est immédiatement répliquée sur l'écran de la salle. Le bouton de connexion est l'équivalent d'un extendeur USB vers HDMI sans fil.

Les systèmes de collaboration sans fil sont compatible avec tous les appareils et tous les systèmes d'exploitation. Les boutons de connexion sont par exemple compatibles PC et Mac. Le logiciel à installer est compatible PC, Mac et Linux. Le partage d'écran via un protocole courant est compatible PC, Mac, iOS et Android :

• AirPlay compatible iOS, Mac
• Chromecast compatible Android
• Miracast compatible PC

Ces systèmes universels permettent de partager tous les contenus de travail sans aucune restriction. En affichant le bureau de son appareil vers l'écran de la salle, tous les contenus sont autorisés : présentation, texte, image, vidéo, logiciels métier, etc.

Comme nous l'avons vu, les systèmes de collaboration sans fil sont très simples d'utilisation par les collaborateur, sans aucune formation préalable. L'organisateur de la réunion peut avoir accès à un niveau supérieur de contrôle via un logiciel dédié. Il pourra prendre la main sur le partage et décider quel intervenant peut afficher le contenu de son appareil sur l'écran de la salle. Les meilleurs systèmes actuels acceptent jusqu'à 64 participants.

Il pourra aussi partager l'écran en quatre et choisir quel bureau est affiché à quel endroit. C'est lui qui décide de mettre fin à la réunion et de supprimer les transmissions en cours. Tous les utilisateurs sont automatiquement déconnectés et le récepteur revient sur sa page d'accueil avec les informations éventuelles pour se connecter à nouveau. Il est également très simple pour l'initiateur de la réunion de passer la main à une autre personne sans redémarrage ou procédure complexe.

Grâce à son fonctionnement direct et local, les systèmes de collaboration sans fil n'ont pas besoin de configuration complexe ni de faire appel au service IT de l'entreprise. Par défaut, il n'y a pas de connexion au réseau, d'accès à Internet, de partage de fichiers. Bien que ces fonctionnalités puissent être activées par la suite. Dans un fonctionnement classique de liaison multi émetteurs vers un écran récepteur, la maintenance du système est minimale, voire inexistante mis à part les éventuelles mises à jour logicielles qui pourront être effectuées à distance par le gestionnaire.

Flexible et évolutif en termes de nombre de personnes connectées et de modalités de connexion, les systèmes collaboratifs n'ont pas besoin de répondre à une politique de déploiement complexe. Ils s'adaptent en temps réel aux besoins. Ils peuvent également être déplacés d'une petite salle de réunion à une grande salle de conférence si besoin, sans aucun paramétrage particulier à réitérer. La gestion et la maintenance sont donc réduites au minimum pour une utilisation immédiate au quotidien.

Les trois solutions de travail collaboratif ci-dessous sont basées sur un grand écran tactile incluant toutes les fonctions nécessaires de partage. Les fonctions de partage sont également disponibles sous la forme d'un boîtier à ajouter à n'importe quel moniteur ou vidéoprojecteur via une simple liaison HDMI.