BONNES PRATIQUES MAIL : les astuces à connaître !

Astuce 1 | Envoyer des messages légers

  • Choisissez un format texte plutôt que HTML : le format texte est en moyenne 12 fois moins lourd que le format HTML.
  • Créez des pièces jointes légères et bien conçues : fichiers compressés, PDF basse définition, documents optimisés.
  • Utilisez les alternatives aux pièces jointes volumineuses :
    • Transmettez un lien hypertexte, une URL à la place d'un document.
    • Si l'expéditeur et le destinataire sont basés dans la même agence mettre le fichier sur un serveur local (éventuellement
      dans un répertoire temporaire si le sujet s'y prête).
    • Si l'expéditeur et le destinataire ne sont pas basés dans la même agence mettre le fichier sur des environnements partagés.
    • Si la conversation implique un client, utiliser les ressources serveurs du client.
  • Retirez les pièces jointes non indispensables dans les messages transférés.
  • Pensez à nettoyer le fil de conversation. Citer des extraits
    du/des message(s) précédent(s) est souvent plus adéquat et informatif.
  • Créez une signature courte et informative en respectant la charte graphique de l'entreprise (logo officiel, couleurs fidèles,
    choix de typographie...) pour les échanges officiels.
  • Limitez le temps de lecture
    à l'écran : envoyer des documents faciles à lire, bien organisés, avec peu de textes.

Astuce 2 | Réduire le nombre de destinataires

  • Ciblez les destinataires et limitez les envois en nombre.
  • Nettoyez vos listes de diffusion : suppression des doublons, des adresses erronées, etc.
  • Sélectionnez les destinataires d'une réponse à un message groupé : tout le monde n'est pas forcément concerné !
  • Evitez d'envoyer le même message aux mêmes destinataires par des moyens différents : e-mail et Mattermost par exemple.

Astuce 3 | Faire le ménage

  • Stockez uniquement ce qu'il faut et seulement le temps nécessaire : vous vous protégez contre des utilisations indésirables en plus d'alléger les data centers et d'optimiser l'efficacité de votre équipement.
  • Nettoyez régulièrement votre boîte mail, y compris la boite d'envoi et la corbeille.
  • Supprimez les spams.
  • Désabonnez-vousdes newsletters.
  • N'imprimez pas vos e-mails ! Même si cela semble évident.

Pourquoi est-il important de vider sa boîte mail ?

Le stockage et l'envoi des e-mails consomment de l'énergie. En effet, tous les mails reçus et envoyés sont automatiquement sauvegardés et stockés dans des serveurs, les datacenters, immenses bâtiments qui génèrent beaucoup de chaleur et qui doivent de ce fait être en permanence refroidis par une climatisation.

QUELQUES CHIFFRES...

30 e-mails supprimés

permettraient d'économiser

la consommation d'une ampoule pendant une journée

8à 10 milliards d'e-mails

sont échangés en une heure (hors spams)

l'impact d'1e-mail envoyé

dépend du poids des pièces jointes, du temps de stockage sur un serveur mais aussi son nombre de destinataires

15 000 kilomètres

c'est la distance moyenne

parcourue par une donnée numérique

(mail, téléchargement, requête web, etc...)

Pour lire la suite de ce noodl, vous pouvez consulter la version originale ici.

Attachments

  • Original document
  • Permalink

Disclaimer

SII SA published this content on 15 September 2020 and is solely responsible for the information contained therein. Distributed by Public, unedited and unaltered, on 15 September 2020 10:29:02 UTC